伍强精品课堂:大型物流中心的搬迁策略

作者:尹军琪 时间:2022/08/03 来源:伍强智能科技

1、 概述    

        每建造一个大的物流中心,就面临一次搬迁的考验。有过经历的人都会对搬迁工作所遇到的问题和困难心有余悸。事实上,大型物流中心的搬迁是一项具有挑战性的工作,其重要性甚至不亚于建设一座大型自动化物流中心。

        常常听说企业信息系统(典型的如SAP系统)上线失败的例子,其实大型物流中心搬迁失败的案例也是很多的,并且会对人造成严重的心理阴影。一般情况下,耽误一些时间,影响搬迁进度还只是小的失误,大的失误甚至会导致搬迁终止,使整个新项目不能按计划完成,并会造成较大的经济损失。因此,如何避免搬迁出现问题,考验着项目管理者的智慧和能力。

        大的物流中心搬迁之所以困难,是多方面的原因构成的。全新的系统、环境、流程,本身就会使人难以适应;系统有待进一步完善,自动化设备有待进一步磨合,人员培训难以达到预期效果,经常会使一些问题进一步放大,即使是很小的问题,也会变得很棘手。加之搬迁本身的工作量巨大,人力资源紧张,一旦出现差错,就会使人陷入慌乱和紧张之中,并使问题变得更加难以控制。

        事实上,越是大型的物流中心,其搬迁难度越大。如何避免搬迁出现严重问题的策略和方法,还在于运筹帷幄之中,事先做好充分准备,预先识别风险,并提出有针对性的预案,避免盲干和蛮干。

2、 搬迁的策略及比较  

        关于搬迁策略,牵涉到很多方面,每一方面会有多种选择。这些选择会涉及到的问题包括:

        效率问题:即搬迁的时间长短。

        准确性问题:即搬迁过程中的货物和数据的准确性。

        成本问题:即搬迁所要花费的费用。这也是很多情况下不得不面临的问题。

        对后续作业的影响:搬迁完成后,对未来作业有何影响,是否存在隐患等。

        从大的策略上讲,搬迁可以采用一次性搬迁和渐进式多次搬迁两种主要策略。所谓一次性搬迁是指仓库停止收发货作业,一次性集中将旧仓库的货物搬迁到新的系统中,然后再在新仓库中进行正常的收发货作业;渐进式多次搬迁则不同,即货物并非一次性搬迁完,而是采用陆续搬迁的策略。开始时,可以将库存中不影响发货的部分货物搬迁到新仓库,即两个仓库陆续采用此消彼长的方式,新仓库缓慢建立库存,甚至收货也是两边都收,老仓库收货是为了保证发货的顺利进行,等到新仓库的库存达到一定水平,才开始切换系统和业务。这时,所有收发货作业均在新仓库进行,而旧仓库的剩余货物,则可以慢慢地搬迁。

        事实上,两种搬迁方式都有其适应的场合,在实际应用中应灵活选用。

        一次性搬迁干脆利落,适应于规模较小搬迁量较小的场合,如果搬迁量很大的话,采用渐进式搬迁一般风险更小一些,所需要的资源也少一些。但也不尽然。

        具体采取哪一种方式,还与实际面临的情况有关。如实际情况是否允许,渐进式搬迁需要保留旧仓库一段时间,抛开成本不说,租赁合同是否允许也是重要因素。成本方面,一个3万平方米规模的仓库,半年的租金在北京至少需要1000万元,还不包括水电等基本费用,这是不得不考虑的因素。一次性搬迁虽然工作量大,但时间段,综合成本自然也就会低很多。

        搬迁时,还需要主动采用一些其他措施,如在搬迁前的一定时间内降低采购量,使库存下降,以便减少搬迁量等。还应在时间选择上,尽量选择库存和业务量低的季节(即淡季)进行,这样不仅可以减少搬迁的工作量,还可以释放部分人力资源,使搬迁顺利进行,尽量避免高峰的叠加效应。因此,搬迁计划要尽早提出。一般情况下,提前半年甚至一年做好计划是比较合适的,这样可以选择合适的窗口。

        具体到实际的搬迁计划,牵涉到下架方法、运输方法、上架方法、数据处理等多个方面。以下简要说明。

        1)下架:最简单的下架就是按旧仓货位原封不动下架,一个旧货位对应一个新货位,不做合并操作。这对于操作人员来说是非常简单直接的,但可能会浪费一点空间。但问题在于新旧两个仓库的结构是否具有一致对应关系。另一种方式则是重新组盘,完成一次组盘和注册其实是非常耗费时间的。实践表明,采用按货位原封不动下架的方式,是比较快捷的方式。下架时,可对下架货物进行一次盘点,对于差异部分,需要通过盘点程序及时修正。

        2)运输:车辆的准备要根据运输距离进行测算。采用带托盘运输方式是必须的。需要注意的是,如果需要更换托盘,应选择在新仓库更换比较好,这样可以加快速度。其实,在系统设计上就要考虑托盘是否需要更换的问题,如果需要更换,应在搬迁前数月即开始更换为宜。等到正式搬迁时,就不要大规模更换托盘了。所以,搬迁的准备要做响应提前。

        3)上架:上架一般应重新分配地址,按照正常流程上架即可。当然,在上架注册托盘前,再进行一次盘点也是必要的,但会影响进度。

        4)数据处理:要注意数据的备份。一般是开始搬迁前需要备份系统,此后每天至少进行一次完整备份,以防止出错。此外,对库存进行抽查式盘点,也是积极有效的手段。

        总之,仓库搬迁要提前计划,提前准备,并选择合适的搬迁时机,并按时做好备份工作。此外,留出一定的富余量也是必要的。

 3、 搬迁前系统要达到的水平  

        大型物流中心搬迁工作量大且不可逆,所以在确定搬迁前,系统要求达到一定的水平。以下是基本要求:

        1)完成系统的全面测试:搬迁前系统应完成全面测试。这几乎是没有什么疑问的。当然,有些系统足够大,即使部分完成也可以应对搬迁的需求,这时要对最少要达到的要求做出评估。比如,立体库部分可以先完成部分区域即可。但软件系统一般不能拆分。不能指望边测试边搬迁,这是非常危险的。因为搬迁后将马上进入正式发货,如果这时出现不可预见的重大问题,将是灾难性的。

        2)土建配套:包括水、电、消防、安防、网络、照明、道路、机房等都应提前完成验收和测试。当然,对于不影响搬迁和运营的零星的土建工作并非不可以在搬迁后完成。

        3)系统设置完成:正式系统要提前完成配置工作和初始化工作。一般情况是,正式系统在搬迁前数日就要进行该项工作,不要在搬迁前一天匆促布置该项工作。因为很多初始化的工作是需要时间的。如货位初始化就是一项很复杂的工作,此外,人员即岗位初始化也很重要。系统配置是一项复杂和细致的工作,很多管理人员对此缺乏足够理解和重视,导致在搬迁和运营过程中出现很多问题。

        4)有时,系统迁移完成前,会有两套系统的并行工作期,这是比较复杂的情况。渐进式搬迁更是有这种情况。但一般不建议两边同时发货。新系统启用发货时,旧系统应及时关闭。当然,实际情况是复杂多变的,有些情况下需要两套系统同时工作,甚至是一种常态,这是另外一种情况。

        5)人员培训:人员培训也很重要。一个全新的系统,很可能会与老系统完全不同。要通过测试、培训,使员工熟悉新的系统和环境,这样有助于顺利完成搬迁工作。

        搬迁即意味着正式启动系统,除了上述提到的内容外,还有很多需要准备的工作。特别要提醒的是,在上线前,采用真实订单而不是模拟订单对系统进行测试是必要的。

4、 搬迁准备工作(硬件和软件)  

        搬迁前,要列出需要准备的硬件和软件清单,并逐一落实。清单的内容要反复讨论和推敲,以避免遗漏。以下是比较常见的部分清单内容。

        1)硬件部分:

        1.搬迁车辆准备,包括数量和车型都要认真落实。要认真测算搬迁量,并留出一定富余量;

        2.托盘及周转箱、纸箱准备,以及其他辅助材料准备,如标签纸、周转箱、打印机、对讲机、打包机等;

        3.计算机系统。主要是为完成搬迁的计算机系统。也可以采用正式系统的常境和系统。但搬迁工作量大,流程简单,有些需要现场临时办公;

        4.搬运设备,主要包括叉车、地牛、电梯等搬运输送设备。由于叉车属于特种设备,搬迁前,需要提前进行培训,以便满足搬迁需求。

        5.搬迁指挥部。要在两地安排指挥人员,协调调度,及时对现场情况进行处置。要建立现场沟通流程,负责人,联系方式等。搬迁过程中,建议在完成第一波搬迁后,要停顿下来做一个总结,以便及时纠正错误,调整策略。

        2)软件部分:

        1.搬迁软件开发:一般情况下要开发一套搬迁软件,软件的作用是辅助搬迁任务的。如快速注册托盘软件就是一项非常好用的软件。下架时,RF扫描货位,扫描托盘,即建立货物、托盘、库存三者间的关系,在上架时,新系统除了自动获得货物托盘的信息外,WMS将自动分配一个货位。搬迁软件是一次性软件,完成后即不再使用。

        2.搬迁人员安排:包括管理人员、作业人员、其他辅助人员等;

        3.流程测试:正式搬迁前,要对搬迁过程进行模拟测试,以检验搬迁软件是否可行,暴露搬迁系统的潜在问题。

        5、 风险识别与防范    

        大型物流中心搬迁是一项风险度很高的工作,但实际要求只许成功不许失败,因为失败的代价太大,因此对风险进行识别和预防是必要的。

        1)要防止货物的丢失:搬迁过程中货物丢失是常态,一方面是两方的库存疏于管理,也无法进行及时核对,本身就容易出错。另一方面,也存在货物在途中跌落丢失的情况,有时不排除人为因素。为了防止数据出现差错,要及时对搬迁的下架数据和上架数据进行比对,这项工作可以在正式系统中完成,也可以在搬迁系统中完成。每日下班前,就要完成核对工作。要防止货物丢失,除了派出人员跟车外,最好选用标准的厢式货车进行搬迁,防止货物中途跌落或丢失;

        2)要注意对正常作业的冲击:搬迁一般会大幅度增加工作量,应首先选择一段时间停止发货,详细测算搬迁工作量,规划搬迁时间窗口,并优先选择周末和淡季进行;

        3)要避免搬迁后不能马上正常发货:这是很多项目最容易犯的错误,一定要认真做好系统设置工作,并反复测试。搬迁完成后,马上进行数据检查和测试,必要时要进行盘点(当然只能是抽查为主),在正式发货前,还要进行实际订单的重点测试,这种测试主要是适应性测试,不要追求速度和数量,而是在于检验系统配置是否正确,流程是否通畅,接口是否通流畅,逻辑是否正确等;

        4)要防止数据丢失:数据备份不仅要及时完整,搬迁前和搬迁过程中都要做到完整备份,搬迁后试运行前也要做完整备份,所有备份数据要进行再备份,并妥善保存,以防止数据丢失带来的损失。

        5)要防止搬迁延期:尽管有测试,但实际情况会比较复杂,很多事情不可预料,从而导致搬迁工作不能按计划完成。面对这种情况,事先要有具体应对措施和处置流程。比如通过加班解决当日问题,或者调整计划。要防范出现大的延误。

        6)搬迁中的其他风险。如停电,出现网络故障,出现安全事故等。还应考虑天气变化等因素。尤其在南方,多雨的季节搬迁是风险比较大的,而在北方,极端寒冷的天气也应避免搬迁。

        总之,对搬迁过程中可能出现的问题,一要分析识别,二要有具体的应对措施,这样才能最大限度避免风险的产生,并在风险发生时,可以将损失降到最少。这也是做好其他工作所要遵循的基本原则。